Zeitmanagement: Und der Tag gehört dir

Die wichtigsten Dinge im Leben sind leider niemals dringend. Das ist der Grund, warum uns Zeitmanagement oft so schwer fällt und die alltägliche Arbeit ein Gefühl von Unzufriedenheit hinterlassen kann. In meinen Coachings und Seminaren zum Zeitmanagement mache ich Schluss mit ein paar weit verbreiteten Annahmen. Wenn wir zu wenig Zeit haben, dann meinen wir oft:

  • Die Aufgaben seien zu zahlreich – Unsinn! Du schaffst noch viel mehr.
  • Das Wichtigste müsse zuerst erledigt werden – Quatsch! Was ist schon wichtig?
  • Multitasking sei ein Ausweg. Mit der entsprechenden Software ließe sich vieles parallel erledigen – Humbug! Verzetteln kann man sich auch mit Computern.

Diese Annahmen sind alle falsch! Richtig ist:

Ich habe die Erfahrung gemacht:

  • Es gibt höchstens 3 Aufgaben pro Tag und mindestens eine davon ist nicht dienstlich.
  • Wenn wir zuerst die unwichtigen und nicht so dringenden Aufgaben erkennen und los werden, schaffen wir Zufriedenheit und ein Gefühl von innerer und zeitlicher Balance. Lerne, welche Dinge du NICHT erledigen musst. Das macht dich freier.
  • Konzentration auf eine Sache ist wesentlich effektiver als Multitasking. Das digitale Zerlegen von Arbeit (wie es ein PC leistet) entspricht nicht unserem analogen Denken.

Glaub mir! Als Selbstständiger, Vater und Ironman-Triathlet wünsche ich mir oft genug einen 36-Stunden-Tag. Aber ich muss mit 24, abzüglich Schlaf, auskommen. Wie du dein Selbst- und Zeitmanagement anpassen kannst, erfährst du im persönlichen Coaching und in meinen Seminaren zum Thema. Wichtig: Nimm dir dafür einen Vormittag Zeit und mache jetzt gleich einen Termin mit mir! Das ist wichtig 😉

„Ich habe heute noch mindestens sieben Termine“, „Ich habe noch 20 ToDo’s auf der Liste“, „Ich bekomme jeden Tag 200 Emails“. Der ganz normale Managementwahnsinn mit der Frage: Wer soll das denn alles schaffen? Aber es gibt eine einfache Antwort: Liegen lassen! Optimales Zeitmanagement beginnt mit Weglassen. Die Idee basiert auf der Eisenhower-Matrix.

Drei Schritte bringen dich zu effektivem Zeitmanagement

  1. Bevor du dich irgendeiner Aufgabe widmest, kläre die einfachen Fragen: Ist sie sehr wichtig? Ist sie außerdem sehr dringend?
  2. Betrachte nicht jede Email-Antwort als „Arbeit“. Dinge die schnell erledigt sind, kannst du auch im Vorbeigehen lösen.
  3. Wiederhole  Schritt 1 solange bis genau noch drei Aufgaben übrig bleiben, die du nur noch in eine Reihenfolge bringen musst. Erst dann legst du los.

Erledige jeden Tag nur 3 sehr wichtige und sehr dringende Angelegenheiten! Du wirst sehen, wieviel mehr am Ende der Woche geschafft ist. Statt hundert angefangener Probleme wirst du 15 abschließend gelöst haben. Gutes Selbstmanagement bedeutet vor allem Aussortieren. Liegen lassen ist eine mutige Entscheidung, aber du wirst sehr schnell merken: Es gibt nur wenige, sehr wichtige und sehr dringende Arbeitsaufgaben. Es scheint fast ein Naturgesetz zu sein, dass es höchstens drei sind. Der Rest bleibt (erst einmal) liegen.

Eisenhowers Matrix hilft jeden Tag

Die Eisenhower-Matrix ist ein sehr hilfreiches Instrument, das ich in meinen Coachings und für das eigene Selbstmanagement einsetze. Auch Eisenhower plädierte dafür, zunächst Unwichtiges und nicht Dringendes auszusortieren, bevor er an die Lösung von strategischen Herausforderungen ging.

Dringlichkeit
dringend nicht dringend
Wichtigkeit wichtig sofort selbst erledigen Aufgabe exakt terminieren
und erst dann erledigen
nicht wichtig an kompetente Mitarbeiter
delegieren
nicht bearbeiten
(Papierkorb)

In meinen Seminaren und Coachings zum Zeitmanagement erfährst du anschaulich, wie du diese Matrix in die tägliche Arbeit integrieren kannst. Der Papierkorb ist übrigens weniger gefährlich als viele glauben. Aufgaben, die du eventuell falsch eingeschätzt hast – die also doch dringend und wichtig sind – kommen von ganz allein wieder. Darauf kannst du dich verlassen.